Toutes les associations ne possèdent pas de conseil d’administration. En effet, cela dépend directement de leur organisation, telle que précisée dans leurs statuts. Ces derniers définissent précisément les attributions du conseil d’administration.
Elles peuvent être limitées aux seuls pouvoirs de gestion et d'administration courante ou être largement étendues à toutes les décisions pour lesquelles la compétence n'a pas été expressément attribuée à l'assemblée générale.
Découvrons ensemble tout ce qu’il faut savoir au sujet du conseil d’administration dans une association.
Posséder un conseil d’administration n’est pas obligatoire, sauf si l’association est reconnue d’utilité publique ou si elle possède un agrément officiel.
Pour les autres associations, il est facultatif. En revanche, toutes les associations doivent réunir une assemblée générale annuelle pour adopter certaines décisions, en présence de leurs membres.
Le plus souvent, les conseils d’administration existent dans les associations de grande taille. Pourquoi donc ? Lorsque l’association grandit, il est parfois complexe de tenir les traditionnelles assemblées générales dans un contexte organisé. Le conseil d’administration est plus restreint, et donc plus facile à tenir. Selon ses attributions définies dans les statuts, il pourra prendre certaines décisions à la place de l’assemblée générale.
Les membres du conseil d’administration sont appelés administrateurs. Chaque association est libre de fixer la quantité d’administrateurs qu’elle souhaite nommer.
De manière courante, il s’agit des membres fondateurs de l’association. Les éventuels salariés employés par l’association peuvent également occuper le rôle d’administrateur, sans posséder une influence prépondérante par rapport aux autres membres.
La méthode utilisée pour choisir un administrateur est définie dans les statuts.
Ils peuvent être élus en assemblée générale, ou désignés par le Président de l’association par exemple. Une personne morale peut être administratrice d’une association. Dans ce cas, une personne physique doit être nommée pour la représenter lors des réunions.
Les statuts doivent également mentionner clairement la durée du mandat, ou les éventuelles conditions encadrant l’honorabilité des administrateurs (condition d’âge, condition d’ancienneté, etc.)
Les pouvoirs du conseil d’administration sont définis dans les statuts. Dans la majorité des cas, ils ont la responsabilité de :
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Convoquer l’assemblée générale et fixer l’ordre du jour
- Préparer le budget prévisionnel
- Définir les objectifs globaux de gestion
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Ouvrir un compte bancaire pour le compte de l’association
- Traiter l’admission ou l’exclusion de membres de l’association
- Arrêter les comptes de l’association et proposer l’affectation du résultat de l’exercice
- Engager une action en justice au nom de l’association
Dans certaines situations où le conseil d’administration souhaite disposer d’attributions plus larges, il est possible d’introduire une clause statutaire indiquant qu’il possède toutes les attributions que ne possède pas l’assemblée générale.
Chaque réunion du conseil d’administration doit faire l’objet d’une convocation.
Les modalités de la convocation sont définies dans les statuts de l’association. Celle-ci peut être effectuée par voie postale ou dématérialisée. La définition de l’ordre du jour est également encadrée.
Chaque réunion fait l’objet d’un compte rendu, sous la forme d’un procès-verbal, pour retranscrire les délibérations. Le procès-verbal doit contenir :
- Le nom de l’association
- Les modalités de la réunion (le lieu, la date, l’horaire de début et l’horaire de fin)
- Les personnes présentes, et celles ayant choisi d’être représentées
- L’ordre du jour
- Les décisions votées (dont celles adoptées et refusées)
- Les échanges tenus entre les différents administrateurs présents
Ce document fera foi pour trancher d’éventuels litiges ou pour prendre des décisions de gestion ultérieurement. Ce document interne n’a pas vocation à être rendu public.
Rédigé par notre expert Paul LASBARRERES-CANDAU
le 28 décembre 2020
