Le siège social d’une société doit être déclaré au RCS, lors de sa demande d’immatriculation. Parmi les possibilités de domiciliation d'entreprise, les entrepreneurs peuvent choisir d’utiliser une adresse de domiciliation proposée par une société de domiciliation commerciale telle que sedomicilier.fr.
Le domicilié et le domiciliataire doivent pour cela conclure un contrat de domiciliation qui doit répondre à un certain formalisme et qui engendre des obligations pour chacune des parties.
En premier lieu, le domiciliataire qui peut être une personne morale ou une personne physique, doit durant l'occupation des locaux, être immatriculé au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou au Répertoire des Métiers (RM).
Par ailleurs, le domiciliataire doit mettre à la disposition de la personne domiciliée des locaux dotés d'une pièce propre à assurer la confidentialité nécessaire et à permettre une réunion régulière des organes chargés de la direction, de l'administration ou de la surveillance de l'entreprise ainsi que la tenue, la conservation et la consultation des livres, registres et documents prescrits par les lois et règlements.
Enfin, le domiciliataire a l’obligation de tenir pour chaque personne domiciliée, un dossier contenant les pièces justificatives relatives au domicile de son représentant légal et ses coordonnées téléphoniques ainsi que chacun de ses lieux d'activité et le lieu de détention de ses documents comptables lorsqu'ils ne sont pas conservés chez le domiciliataire.
Le domiciliataire se doit d’informer le greffe du tribunal, à l'expiration du contrat de domiciliation ou en cas de résiliation anticipée de celui-ci, de la cessation de la domiciliation de l'entreprise dans ses locaux.
De plus, si la personne domiciliée dans ses locaux n'a pas pris connaissance de son courrier depuis trois mois, le domiciliataire doit en informer le greffier du tribunal de commerce ou la chambre des métiers et de l'artisanat.
Il est également tenu de communiquer aux huissiers de justice munis d'un titre exécutoire les renseignements propres à permettre de joindre la personne domiciliée.
Enfin, chaque trimestre, il fournit au centre des impôts et aux organismes de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale compétents une liste des personnes qui se sont domiciliées dans ses locaux au cours de cette période ou qui ont mis fin à leur domiciliation ainsi que chaque année, avant le 15 janvier, une liste des personnes domiciliées au 1er janvier.
La personne domiciliée prend l'engagement d'utiliser effectivement et exclusivement les locaux comme siège de l'entreprise, ou si le siège est situé à l'étranger, comme agence, succursale ou bureau de représentation.
Elle s’engage également à déclarer tout changement relatif à son activité, sa forme juridique et à son objet, ainsi qu'au nom et au domicile personnel des personnes ayant le pouvoir de l'engager à titre habituel.
Enfin, la personne domiciliée donne mandat au domiciliataire pour la réception en son nom de toute notification.
Le contrat de domiciliation doit être écrit et conclu pour une durée d'au moins trois mois renouvelable par tacite reconduction, sauf préavis de résiliation.
Par ailleurs, le contrat de domiciliation doit inclure plusieurs mentions obligatoires comme la raison sociale, le statut juridique, le numéro d’immatriculation, l’adresse du siège social ou encore le montant du capital du domiciliataire et du domicilié.
Il doit mentionner également les obligations du domiciliataire et du domicilié énoncées précédemment.
L'exercice de l'activité de domiciliation sans avoir préalablement obtenu l'agrément préfectoral ou après le retrait de l'agrément est sanctionné d'une peine d'emprisonnement de 6 mois et d'une amende de 7 500 €.
La même peine étant encouru pour une entreprise de domiciliation si elle ne s’assure pas que l’entreprise domiciliée respecte ses obligations.
Maintenant que vous savez tout sur vos les obligations des parties concluant un contrat de domiciliation, n’hésitez plus à domicilier votre société !
Rédigé par notre expert Maxime Ravier
le 12 décembre 2017
