Avant de vous lancer en tant que travailleur indépendant, il vous faudra respecter les obligations légales, et créer votre entreprise, puis la domicilier.
Si vous n’avez encore jamais entendu parler de statut juridique, c’est maintenant qu’il faut vous y intéresser. Il correspond à la forme juridique de votre future entreprise individuelle, ou de votre société unipersonnelle.
C’est vous qui faites le choix entre l’une ou l’autre de ces grandes formes.
Le lieu de domiciliation de votre entreprise correspond à l’adresse de votre siège social. Il s’agit de l’adresse administrative et fiscale de votre société. Celle qui détermine la nationalité de votre entreprise, ainsi que le tribunal judiciaire territorialement compétent pour connaître des litiges nés de votre activité.
Cette adresse de siège social est obligatoire, et doit figurer dans les statuts de votre entreprise. Sans cette mention, votre dossier sera rejeté par votre CFE (centre de formalités des entreprises) et aucun Kbis ne vous sera délivré.
Cette adresse de domiciliation est également celle qui devra figurer sur l’ensemble des documents officiels de l’entreprise, de vos facturations à vos devis, en passant par vos contrats et la page de « Contact » de votre site internet.
Le lieu d’exercice de votre activité correspond quant à lui à l’endroit à partir duquel vous travaillez. Il n’a bien souvent rien à voir avec l’adresse de votre siège social. Légalement, il n’emporte aucune conséquence juridique.
Surtout, en tant que freelance, il va vous arriver de travailler depuis des endroits qui ne sont pas votre lieu de domicile. Il suffit que vous soyez en itinérance pour que votre lieu d’exercice de votre activité change tous les jours. Pour autant, l’adresse de votre siège social, elle, ne va pas changer.
C’est pourquoi il est particulièrement important de bien choisir son adresse de domiciliation. L’adresse de votre siège social est faite pour ne pas changer tous les quatre matins. Autrement, vous allez devoir sans cesse modifier vos statuts, afin de toujours être en mesure de recevoir les courriers des administrations, entre autres documents.
Vous êtes sûrement pressé de débuter votre activité, d’entrer enfin dans le cœur de votre métier et de vous frotter à la concurrence. Toutefois, il n’est jamais bon de se précipiter, ou de penser que l’adresse de votre siège social n’entraîne pas de conséquences sur votre activité d’entrepreneur.
Une fois que vous avez choisi la forme juridique de votre entreprise, et rédigé les statuts de votre société, il convient de vous pencher sur l’adresse que vous voulez donner à votre siège social. En la matière, un certain nombre de choix s’offrent à vous, puisque vous pouvez fixer l’adresse :
- A votre domicile personnel,
- A votre bureau,
- Dans une pépinière d’entreprises,
- Dans une société de domiciliation.
Nous allons vous expliquer les avantages et les inconvénients de chacune de ces options.
- Choisir l’adresse de votre domicile personnel pour siège social
Il s’agit de la solution économique par excellence, celle qui vous permettra de recevoir l’ensemble des courriers intéressant votre entreprise sans débourser un seul centime. Pourquoi ? Puisque votre adresse personnelle sera l’adresse de votre société et que vous partagerez donc la même boîte aux lettres.
Plusieurs problèmes se posent toutefois dans ce mode de domiciliation. Le premier est celui qui concerne la distinction entre votre vie privée et votre vie professionnelle. En effet, posséder une adresse de siège social identique à votre adresse de domicile, impose votre activité à votre famille.
D’autre part, il vous faut savoir que l’adresse du siège social d’une entreprise est publiquement visible sur internet. Des sites comme societe.com, entreprises.lefigaro.fr, ou encore verif.com affichent un grand nombre d’informations sur votre société, dont :
- Votre nom, en qualité de gérant,
- La date de création de votre société,
- Sa forme juridique,
- L’adresse du siège social,
- Les numéros SIREN, SIRET et TVA.
Autrement dit, une fois que vous devenez le gérant d’une société, vous n’êtes plus un anonyme. Or, il est parfois intéressant de garder un certain anonymat, surtout lorsque vous allez opérer avec des dizaines, puis des centaines de clients différents.
Vous n’êtes jamais à l’abri qu’un client mécontent et peu équilibré se permette de vous rendre visite à votre domicile.
A cela, s’ajoute le fait que l’adresse de votre domicile en tant qu’adresse de domiciliation de votre société est sujette à des restrictions légales. Il est possible que cette option vous soit interdite par :
- Votre contrat de bail,
- Le règlement de copropriété,
- La réglementation locale en matière d’urbanisme.
Pour les deux premiers cas, il vous suffit de vous tourner vers les documents déjà en votre possession. Pour le dernier cas, vous devrez vous rendre à la mairie de votre lieu de domicile, ou les contacter par téléphone en demandant le service de l’urbanisme. Ils sauront vous répondre.
Si vous êtes concerné par l’un de ces cas, la loi vous autorise toutefois à utiliser votre adresse de domicile comme adresse de siège social durant une durée de 5 ans. Passé ce délai, si vous n’avez pas modifié l’adresse de votre siège social, le greffier du tribunal de commerce procédera à la radiation d’office de votre entreprise.
Entre le coût d’un changement d’adresse de siège social (changement de statut, publication dans un journal d’annonces légales, paiement des émoluments du tribunal, etc.), et le risque d’oubli du délai de cinq ans, mieux vaut souvent domicilier son entreprise de manière pérenne dès le début de son activité.
- La domiciliation à l’adresse de votre bureau
Si vous avez la chance de bénéficier d’un local qui vous sert de bureau, vous pouvez utiliser l’adresse de ce bureau comme adresse de domiciliation. Toutefois, il y a fort à parier qu’en tant que freelance, vous ne bénéficiez pas d’un tel lieu.
Lors de la création de sa première entreprise, on a souvent tendance à surestimer les résultats escomptés, à magnifier la situation qui sera la nôtre. Bref, à vouloir mettre les petits plats dans les grands, jusqu’à penser louer ou acheter un local commercial pour y mettre son bureau.
Cela peut être une bonne idée, si votre société a les reins assez solides pour faire face aux frais inhérents à l’achat du bien immobilier nécessaire, ou à la location de ce dernier. Autrement, cette solution est bien onéreuse, et va s’ajouter à l’ensemble des frais mensuels auxquels votre société devra faire face (location de nom de domaine, abonnements à des logiciels et à des plateformes numériques, etc.).
La solution de la location ou de l’achat de locaux pour y installer un bureau est donc rarement une bonne idée lors du lancement de votre société, car trop onéreuse. Cette décision doit encore moins être prise pour bénéficier d’une adresse de domiciliation.
- La domiciliation dans une pépinière d’entreprises
Vous faites peut-être partie de ces entrepreneurs à avoir été accompagnés par une pépinière d’entreprises. L’idée de domicilier votre société à l’adresse de la pépinière d’entreprises vous semble alors particulièrement intéressante.
D’autant plus qu’une pépinière d’entreprises est souvent associée à l’idée de « start-up », de « lieu d’incubation » bref, de « dynamisme ». Dès lors, choisir de domicilier votre société auprès d’une telle structure constitue une opportunité de bénéficier de cette réputation.
En plus de cela, vous pourrez profiter de ressources qui sont indispensables au fonctionnement quotidien de votre société :
- Imprimante,
- Scanner,
- Ensemble d'outils bureautiques.
Toutefois, la domiciliation au sein d’une pépinière d’entreprises n’excède que très rarement six mois. Juste assez pour obtenir votre Kbis et démarrer votre activité. Puis, au lieu de vous intéresser à développer votre entreprise, vous allez devoir vous intéresser au changement d’adresse de votre siège social.
Ce qui veut dire, reconstituer un dossier pour votre CFE, payer les frais inhérents au changement des statuts dont nous avons déjà parlé : émoluments du greffe, annonce dans un, voir deux journaux d’annonces légales, etc.
C’est généralement à ce moment-là que se présentera vraiment à votre esprit la notion de « pérennité ». Quelle adresse de siège social peut s’inscrire sur le long terme ? Heureusement, une solution existe. Ce n’est pas la moins chère, mais c’est la plus sûre, et elle vient avec de nombreux avantages.
Il s’agit de la solution la plus pérenne pour deux raisons :
- Elle est soumise à un contrat,
- Elle n’est pas limitée dans le temps.
En effet, vous pouvez conserver l’adresse de siège social que vous aurez choisi aussi longtemps que vous le souhaiterez.
Parce qu’une société de domiciliation a justement cet avantage : vous proposer une multitude d’adresses parmi lesquelles vous pouvez choisir celle qui deviendra l’adresse de votre siège social. Vous voyez où l’on veut en venir : à l’adresse de prestige.
Quelle que soit votre activité, vous pouvez rêver d’établir votre société sur les Champs-Elysées à Paris, ou dans le centre-ville de Marseille, Lille, ou encore Toulouse. Avec une société de domiciliation, c’est tout-à-fait possible. Ainsi, sur les documents officiels émis par votre société, figurera l’adresse de domiciliation que vous aurez choisie.
Ce n’est pas tout. La société de domiciliation va vous proposer une liste de services, auxquels vous êtes libre de souscrire ou non, notamment :
- Une permanence téléphonique,
- La réception, l’envoi et la numérisation du courrier,
- La location de bureaux,
- La location d’une salle de réunion,
- La mise à disposition de matériel bureautique.
Par conséquent, si vous songez à ouvrir un bureau pour votre activité de freelance, il vous est tout-à-fait possible de débuter avec une société de domiciliation, puis de monter en puissance au fur-et-à-mesure du développement de votre activité. La société de domiciliation pourra prendre en charge votre permanence téléphonique, vous pourrez recevoir des clients ou des prospects dans leurs bureaux, etc.
Enfin, recourir à une société de domiciliation reste tout-à-fait abordable. Il s’agit donc d’un gain de temps, parce que tout peut se faire directement en ligne avec l’assistance d’un service juridique, mais également d’un gain d’argent.
En effet, vous n’aurez plus à modifier les statuts de votre société à chacun de vos déménagements ou d’arriver à l’échéance du délai légal de domiciliation de votre siège social à votre domicile ou dans une pépinière d’entreprises.
Le fait d’être protégé par un contrat, qui vous lie à une société de domiciliation agréée par la préfecture de son lieu d’exercice, vous protège également des mauvaises surprises.
Vous l’aurez compris, les bénéfices de la domiciliation de votre entreprise auprès d’une société de domiciliation se résument en cinq points, que nous avons déjà détaillés :
- La séparation de votre vie privée et de votre vie professionnelle,
- La protection de votre adresse personnelle,
- Bénéficier d’une adresse de prestige,
- Choisir de nombreux services complémentaires,
- Profiter d’une dématérialisation du courrier.
La société de domiciliation vous offre une flexibilité que vous ne connaissez avec aucune autre forme de domiciliation de votre siège social. Elle peut réellement être utilisée comme un levier de développement pour votre entreprise.
Si vous songez à faire passer votre business d’une simple activité de freelance à celui de gestionnaire d’une agence de freelances, et bien la société de domiciliation est l’option qu’il vous faut. Elle vous permettra cette montée en puissance en différant au maximum les investissements financiers que vous devrez réaliser dans l’achat d’un bien immobilier.
Voire même, elle vous permettra de monter une agence 100% numérique, en ne réunissant vos collaborateurs qu’autant que nécessaire dans une salle de réunion louée à cet effet auprès de votre société de domiciliation. Les possibilités que vous offre la société de domiciliation s’adaptent donc directement à vos besoins.
L’adresse de domiciliation pour les freelances peut donc se faire directement à l’adresse du domicile, sous réserve que cela soit rendu possible par le bail et par les règlements de copropriété et d’urbanisme.
Bien qu’une domiciliation soit possible dans une pépinière d’entreprises, cette dernière n’est pas durable et vous obligera à réaliser un transfert de siège social qui vous coûtera du temps et de l’argent.
La domiciliation à l’adresse d’un bureau éventuel peut être une solution intéressante, mais il n’est pas sûr qu’elle soit particulièrement adaptée à l’activité de freelance. L’avantage de ce métier est bien souvent d’être rattaché à une activité numérique qui puisse être exercée de n’importe quel endroit. Acheter un bien immobilier ou louer un fonds n’est donc que rarement une solution adaptée.
A l’inverse, domicilier son entreprise via une société de domiciliation présente de nombreux avantages. D’une part, la relation est contractuelle et protège donc les deux parties, d’autre part, les sociétés de domiciliation proposent de nombreux services, qui permettent à un freelance d’adapter les structures de sa société sans avoir à investir dans des locaux.
Enfin, la domiciliation via une société de domiciliation, en plus de vous faire bénéficier d’une adresse de prestige, est accessible à tous les budgets, puisque les forfaits commencent à partir de 14 euros par mois.
