Lorsqu’une société est immatriculée, c’est souvent l’aboutissement d’un processus initié quelques mois plus tôt par l’entrepreneur.
Pendant la période de mûrissement du projet, certaines dépenses ont été engagées dans le cadre de ces étapes de réflexion et de prise de décisions. Il peut s’agir :
- de la réservation d’un nom de domaine Internet,
- du dépôt d’une marque auprès de l’INPI,
- de l’acquisition d’un ordinateur,
- de certains frais de déplacement,
- de documentation et de formation,
- etc.
L’ensemble de ces dépenses peuvent être réputées engagées par la société, alors même que celle-ci n’existait juridiquement pas à l’époque où elles ont été payées par le futur entrepreneur
Ces dépenses étant réputées faites par la société, elles peuvent être déduites de son bénéfice. Ainsi, une dépense chronologiquement antérieure à l’immatriculation réduit le résultat de l’entreprise, donc l’impôt sur les sociétés de la première année ou des années suivantes.
De même, cette dépense génère une créance sur l’État à hauteur de la TVA qui a été acquittée au prestataire.
Il est important de pouvoir justifier que les frais ont bien été engagés dans le but de constituer la société et qu’il s’agit de dépenses professionnelles
Il est évident que l’acquisition d’un ordinateur 3 ans plus tôt pourra difficilement être considérée comme une dépense pouvant être reprise dans les comptes de la société, alors que le créateur a pris la décision de quitter son emploi il y a seulement six mois…
L’entrepreneur doit disposer des factures originales libellées à son nom ou, s’il connaissait déjà celui de sa future société, au nom de celle-ci. Ensuite, soit dans les statuts, soit dans l’assemblée générale de constitution, une résolution doit préciser que les associés sont d’accord pour considérer les actes antérieurs comme effectués par la société elle-même. La liste de ces actes doit être annexée aux statuts ou au procès-verbal de l’assemblée de constitution.
Ainsi, dans les comptes de la société, il est constaté une dette vis-à-vis du ou des associés qui ont financé ces dépenses sur leurs deniers personnels. Il reste à la société à rembourser, au moment où elle le souhaite – et où elle le peut ! –, les dites dépenses.
Particularité juridique : utiliser les frais antérieurs pour constituer le capital
Si les frais antérieurs sont conséquents, il peut être dommage de verser l’intégralité du capital et de se faire rembourser dans un second temps les frais avancés par le fondateur.
Prenons un exemple. Un associé a dépensé 12 000€ de frais divers (droit d’entrée dans un réseau de franchise, frais de déplacement, matériel informatique professionnel, etc.), et le capital envisagé de sa futur société s’élève 20 000 €.
Il peut procéder de deux manières :
- soit il verse les 20 000 € le jour de la constitution de la société, et une fois le compte bancaire utilisable, il se rembourse les 12 000 €.
- Soit il ne verse le jour de la constitution de la société que la somme de 8000 €, en précisant dans les statuts que le capital est partiellement libéré (8 000€ sur les 12 000€). Quand les écritures comptables auront été enregistrées, il utilisera la créance qu’il possède sur la société pour la convertir en capital. Ce dernier sera donc, suite à cette opération, intégralement libéré. Cette situation permet de ne pas avancer deux fois le montant des frais antérieurs à la création de la société.
Il est indispensable de répertorier toutes les dépenses concernées dans un tableau et de les ranger dans une enveloppe qui sera agrafée au tableau de suivi excel
Comment le remplir :
- Inscrire chacune des dépenses sur une ligne
- Décomposer le montant HT et le montant de la TVA qui doit être renseignée dans une colonne spécifique.
Si la TVA n’apparaît pas sur la facture, elle ne peut pas être remboursée par l’administration, donc la somme payée devra être mentionnée dans la colonne liée à la dépense (parking, fournitures, entretien, etc.)
Rédigé par notre expert Mr Turbat
le 14 décembre 2018
