Comment optimiser les coûts d'un transfert de siège social ?

Transfert de siège social : 2 types d'opérations à distinguer

Le transfert de siège social est un acte juridique par lequel une société modifie l'adresse professionnelle figurant sur ses statuts. Avant de parler du coût des formalités de transfert de siège social, il importe de présenter les différents types de transfert qui existent.

Il existe 2 types de transfert de siège social. Il y a d'un côté le transfert au sein du même ressort et de l'autre le transfert hors ressort. Les formalités diffèrent selon le type de transfert qui est en cause.

Formalités du transfert de siège social au sein du même ressort en bref

Pour un changement de siège au sein du même ressort, les formalités se résument en 3 grandes étapes. On procède en premier à une modification statutaire, laquelle est suivie d'une publication du transfert de siège social. On déclare enfin le transfert de siège.

• Modification statutaire

Elle se fait par une décision de la majorité des associés (prise en assemblée générale extraordinaire le plus souvent). Les modalités de cette prise de décision varient selon le statut juridique de la société (SARL, SAS, SCI…). On rédige ensuite un procès-verbal dans lequel on retranscrit cette décision.

• Publication d'une annonce légale

Après la modification statutaire, on rédige un avis de publicité de transfert de siège social. Cet avis est à publier dans un délai d'1 mois dans un journal d'annonces légales du département du siège social.

• Déclaration du transfert de siège social

Elle se fait en ligne au guichet électronique des formalités des entreprises ou sur le site Infogreffe. Les documents à transmettre lors de cette déclaration sont les suivants :

- Un exemplaire du procès-verbal ayant acté la décision de transfert ;

- Un exemplaire daté et mis à jour des statuts de la société ;

- Un justificatif attestant de la jouissance des nouveaux locaux (facture d'énergie, titre de propriété, contrat de domiciliation…) ;

- Un exemplaire d'une attestation de parution de l'avis de transfert de siège dans un journal d'annonces légales.

Formalités du transfert de siège social hors ressort en bref

L'une des raisons les plus courantes pour un transfert de siège social hors ressort est le déménagement de l'associé principal. Un tel transfert peut aussi survenir pour éviter que le gérant ne viole le Code du commerce. En effet, un gérant ne peut rattacher le siège social de son entreprise à son domicile que pour 5 ans. Ce délai passé, il doit transférer son siège social en un autre lieu.

Les formalités d'un transfert de siège social hors ressort sont plus complexes. Elles peuvent se résumer en 3 points principaux : la modification statutaire, la publication d'avis de transfert et la déclaration du transfert de siège.

• La modification statutaire

Elle suit la même procédure qu'une modification statutaire ayant lieu dans le cadre d'un transfert au sein du même ressort. Comme elle, elle est dépendante du statut juridique de la société et elle doit être retranscrite dans un procès-verbal.

• La publication d'avis de transfert de siège social hors ressort

Après avoir effectué la modification des statuts, on rédige un avis de publicité de transfert de siège social hors ressort. Cet avis est à faire paraître dans un journal d'annonces légales habilité. Et l'annonce légale est à publier en 2 lieux. La première doit paraître dans le département de l'ancien siège (celui où l'entreprise a été enregistrée à sa création). La seconde publication est à faire dans le département du nouveau siège.

• La déclaration de modification

Elle est à faire dans un délai d'1 mois au guichet électronique des formalités des entreprises ou sur le site Infogreffe. Dans ce cas précis, on constitue un dossier visant une inscription modificative au RCS. Ce dossier sera traité par le greffe du tribunal du commerce compétent (ici celui du lieu du nouveau siège social). Voici les pièces à fournir pour la déclaration de modification :

- Un exemplaire du procès-verbal ayant acté la décision de transfert ;

- Un exemplaire daté et mis à jour des statuts de la société ;

- Un justificatif attestant que la société jouit bien des nouveaux locaux (titre de propriété, contrat de bail…) ;

- Deux exemplaires remplis et signés d'un formulaire M2 (formulaire de modification de personne morale) ;

- Un exemplaire certifié conforme de la liste des anciens sièges sociaux (à faire établir par le représentant légal) ;

- Une attestation de parution dans un JAL pour chacun des lieux où un avis de transfert a été publié.

Bon à savoir : l'établissement d'un pouvoir est à prévoir si le représentant légal n'a pas signé lui-même les documents. Ce pouvoir est en fait une procuration du représentant légal.

Quelques astuces pour optimiser le coût d'un transfert de siège

L'optimisation des coûts est, pour toutes les sociétés qui désirent rester compétitives, un passage obligé. Voici comment cette optimisation peut être mise en pratique dans le cadre d'un transfert de siège social.

Modification statutaire

Vous pouvez la faire vous-même en vous aidant des modèles payants disponibles sur Internet. Vous en trouverez à partir de 100 euros. Mais cette voie n'est à choisir que lorsque vous avez des connaissances juridiques de base. Vous ne connaissez pas suffisamment le Code du commerce ? Confiez cette tâche à un prestataire extérieur tel qu'une entreprise de domiciliation ou une plateforme juridique. Ces prestataires sont habitués à effectuer des formalités auprès du greffe du tribunal du commerce. Leur faire appel aura pour vous un coût sur l'heure. Mais cela vous évitera de commettre des erreurs qui vous coûteront plus cher à l'avenir. Le budget à prévoir dépendra de votre type d'entreprise et du statut juridique que vous avez choisi à sa création.

Annonces légales

Les annonces légales coûtent entre 80 et 200 euros. Mais il ne s'agit pas là d'un prix fixe. Les tarifs varient selon le département dans lequel l'annonce est faite. Le coût de l'annonce légale est calculé selon un tarif à la ligne décidé par chaque circonscription. Le nombre de caractères par ligne, espaces inclus, est de 40. Une fois votre avis de transfert publié, vous recevrez par voie postale un exemplaire du journal d'annonces légales. Mais ce ne sont pas les seuls éléments à prendre en compte. Au coût des lignes et à celui du journal, il faudra ajouter 20% de TVA pour trouver le prix final.

Pour optimiser le coût de l'annonce légale, veillez à réduire le volume de votre avis de transfert. Faites l'effort de délivrer le maximum d'information nécessaire tout en utilisant un nombre réduit de lignes. Vous trouverez sur Internet des formulaires optimisés qui vous permettront de réaliser jusqu'à 30 ou 40 % d'économie.

Frais de greffe

Ils se situent entre 126,16 et 242,16 euros. Si votre entreprise est une SASU ou une EURL, vous pouvez bénéficier d'une remise de 116 euros sous certaines conditions. En effet, cette remise n'est accordée qu'aux sociétés dans lesquelles l'associé unique exerce le rôle de président ou de gérant.

Pour économiser les frais de greffe, faites toutes vos formalités au même moment si vous en avez plusieurs à réaliser. Vous avez à réaliser le changement du gérant d'une SAS et un transfert de siège par exemple ? Combinez toutes les formalités. Cela divisera en 2 le prix que vous devriez payer si vous réalisiez ces formalités de façon séparée.