Vous êtes un entrepreneur, et vous vous devez de déposer pour la première fois vos comptes annuels ?
Les comptes annuels comprennent différents documents : le compte de résultat, le bilan de votre activité ainsi que des documents annexes si nécessaires.
La réalisation de ces derniers, doit être obligatoirement faite à la fin de chaque exercice comptable et ce en fonction des écritures d'inventaire et autres enregistrements comptables.
Il est enfin nécessaire que ces comptes soient vérifiés par un expert comptable qui pourra en attester la validité.
Même si cette étape peut sembler simple, elle implique malgré tout de prendre en compte certaines informations.
Focus aujourd'hui sur le dépôt des comptes annuels d'une entreprise afin d'éclairer toutes les zones d'ombres !
Le dépôt des comptes annuels auprès du Greffe du Tribunal de Commerce doit se faire dans le mois suivant leur approbation.
C'est une obligation légale, certes, mais pour qui ?
Ce dépôt des comptes est en fait obligatoire uniquement pour les sociétés dites "commerciales"
Les sociétés civiles ou libérales en sont elles examptées.
Ainsi sont concernées :
- Les Sociétés par Actions telles que les SA, SAS ou autre SCA
- Les Sociétés à Responsabilité Limitée à l'image des SARL mais aussi des EURL
- Les Sociétés en Commandite Simple
Guide de la procédure d'approbation des comptes annuels en 3 étapes, et descriptif des documents à fournir !
L'organisation de l'Assemblée Générale
Afin de pouvoir mener à bien une AG, il est nécessaire que l'intégralité des parties prenantes soient présente.
Le mode de convocation à un tel événement dépend de ce qui est stipulé dans les statuts de l'entreprise en question. Cette convocation ne doit pas être envoyée seule mais également avec le rapport de gestion, le rapport du commissaire aux comptes si disponible, le texte des résolutions et enfin les comptes annuels eux-même.
Lors de l'AG c'est aux actionnaires ou associés, en fonction de la forme juridique de l'entreprise, de donner leur avis concernant la gestion de l'entreprise, mais aussi de distribuer éventuellement les dividendes.
C'est cette AG qui permettra d'orienter le dirigeant sur les décisions à prendre afin d'éviter de potentiels sanctions pénales si manquement à ses obligations il y a.
Cette dernière doit être organisée dans les 6 mois à la suite de la clôture de l'exercice social précédent.
La préparation du dossier
Suite à l'approbation des comptes lors de l'AG et afin de se préparer au dépôt des ses comptes annuels auprès du Greffe du Tribunal de Commerce, il est nécessaire de préparer un certain nombre de documents. En premier lieu, le Procès-Verbal de l'Assemblée Générale, qui constitue la seule preuve de l'approbation ou du refus des comptes, doit être rédigé.
Le rapport de gestion, déjà rédigé au moment de l'AG, est également un document qu'il faudra avoir fait afin de l'inclure dans le dossier de dépôt.
Ces derniers devront se voir accompagner par l'arrêté des comptes, la feuille de présence de l'AG, la proposition d'affectation concernant les résultats alors soumise à l'AG, et de potentielles annexes.
Si vous ne vous sentez pas à l'aise dans la rédaction de tels documents à teneur juridique, il est possible de la confier à des professionnels.
Le dépôt des comptes annuels auprès du Greffe du Tribunal de Commerce
Afin que le dépôt des comptes annuels soit validé, il est nécessaire de fournir le Procès-Verbal et les Comptes annuels au Greffe du Tribunal de Commerce et ce, dans une période de maximum 2 mois après la réalisation de l'Assemblée Générale.
Il est alors possible à ce moment là, de demander la non publicisation de vos comptes, si et seulement si votre société dispose les critères nécessaires d'éligibilité.
Il est nécessaire enfin d'ajouter un accord de confidentialité concernant les comptes annuels.
Enfin des sanctions peuvent être appliquées en cas de non dépôt de vos comptes annuels.
Il est nécessaire de savoir que la possibilité de demander au Tribunal de Commerce une procédure d'injonction à l'encontre d'une entreprise afin qu'elle réalise le dépôt de ses comptes annuels, si cela n'a pas encore été fait, est ouverte à n'importe quel intéressé, ainsi qu'au Ministère public et enfin au président du Tribunal de Commerce lui même.
À noter qu'une telle procédure d'injonction concerne vos 5 derniers exercices
Si cette dernière n'est pas respectée dans le mois suivant l'injonction, le président peut effectuer des actions afin d'avoir les informations exactes concernant la santé financière et économique de la dite entreprise.
Un tel défaut de réponse à l'injonction pourra être suivi par une amende de 1500 € ou 3000 € en cas de récidive.
En conclusion, il est nécessaire de bien respecter la procédure d'approbation des comptes annuels et leur dépôt, du fait de son caractère obligatoire et afin d'éviter toute sanction.
Rédigé par notre expert Quentin Moyon
le 22 mai 2018
