Un bureau virtuel est un système d’exploitation accessible depuis internet. Concrètement, il permet d’ouvrir sa session (Windows par exemple) de n’importe où et de n’importe quel appareil bénéficiant d’une connexion WIFI. Ainsi, reposant sur un système de Cloud, il permet de gérer une entreprise et ses fichiers directement depuis un espace de travail. Le bureau virtuel est parfois nommé DaaS (Desktop As A Service) ou VDI (Virtual Desktop Infrastructure).
Le Cloud permet de stocker toutes les données relatives à l’organisation de votre entreprise. N’importe quel utilisateur peut y accéder quand il le souhaite et de manière sécurisée, à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone connecté à Internet.
L’utilisation d’un bureau virtuel comprend de nombreux avantages aussi bien pour le salarié que pour l’entreprise. En effet, posséder un bureau virtuel permet d’améliorer la flexibilité du cadre de travail pour tous vos employés.
La possibilité de travailler à distance permet à chacun, depuis le clavier de son ordinateur, d’organiser son activité quotidienne de différentes manières, avec une flexibilité accrue : choisir son lieu de travail, ses horaires, ses pauses déjeuner…
Cela permet également d’avoir des salariés plus mobiles et autonomes, qui gagnent en productivité (plus de perte de temps dans les transports) et en performance puisqu’ils choisissent le rythme de travail qui leur convient le mieux.
La virtualisation des bureaux permet également aux entreprises de recruter parmi un plus large choix de candidats. En effet, grâce au travail à distance, il est possible de recruter des talents provenant du monde entier.
Malgré tout, de nombreux espaces de bureaux virtuels proposent à leurs clients la mise à disposition de salles de réunion et de bureaux pour organiser des rendez-vous physiques, comme l’assemblée générale annuelle des associés, par exemple. Ces atouts permettent d’attirer davantage de jeunes talents, en quête de liberté, de flexibilité et d’un meilleur équilibre entre leur vie professionnelle et personnelle.
Posséder un bureau virtuel peut s’avérer pratique. Lorsqu’on démarre une activité, il est souvent difficile de conjuguer vie privée et vie professionnelle. Grâce au bureau virtuel, vous pourrez aisément distinguer les deux puisqu’il vous permettra de séparer votre adresse personnelle de votre adresse professionnelle. De plus, recourir à une société de service de domiciliation pour votre société vous déchargera de nombreuses charges administratives.
Il est aussi possible de recourir à la domiciliation d’entreprise pour des raisons fiscales et économiques. Par exemple, le Coût de la Cotisation Foncière des Entreprises peut être particulièrement élevé selon la commune dans laquelle vous installez votre activité professionnelle. Aussi, la dématérialisation de vos bureaux vous dispense des services d’un secrétaire ou d’un comptable.
Vous pourrez également personnaliser les services dont vous avez besoin, depuis votre espace client ou une application, en louant des bureaux ou des salles de réunions uniquement de manière ponctuelle par exemple, cela vous dispensera de louer des locaux.
Il existe différentes gamme de services proposés par les bureaux virtuels. La première étant la gestion de votre courrier. En ayant recours à la domiciliation d’entreprise, votre courrier sera reçu à l’adresse de domiciliation que vous aurez choisie, vous pourrez alors choisir entre le renvois de votre courrier ou sa numérisation.
Vous pourrez également bénéficier de services de secrétariat administratif et juridique. Ainsi vous pourrez profiter d’un secrétariat téléphonique qui vous transmettra les messages par e-mail et transférera les appels directement sur votre ligne et ou demander à ce que le secrétariat se charge de vos documents administratifs et légaux afin de soulager votre charge de travail.
Les restrictions sociales dues à la Covid 19 ont démocratisé le télétravail et donc accélérée l’apparition de nouveaux acteurs dans la dématérialisation de bureaux, ainsi que de nouvelles applications permettant la gestion des profils, la virtualisation des utilisateurs ainsi que la prise en charge des clients mobiles. Il est donc important de fournir une interface utilisateur de très bonne qualité et de simplifier au mieux la gestion des systèmes informatiques. Mais qu’en est-il de la sécurité ?
Quelle que soit la technologie de dématérialisation choisie pour construire votre bureau virtuel, ce dernier crée une système fermé dans lequel toute modification effectuée par son utilisateur ou par une application ne peut nuire à l’ordinateur hôte. Cependant, l’utilisateur du bureau virtuel doit soigneusement sécuriser son bureau virtuel pour le maintenir le plus longtemps possible.
Pour cela, il faut par exemple protéger le bureau virtuel des cyberattaques avec l’aide d’un pare-feu et d’un antivirus (Un système d’exploitation tel que Windows est doté de l’applet Pare-feu Windows par exemple). Entre autre, vous pouvez désactiver l’accès à distance lorsque celle-ci n’est pas nécessaire ou encore exiger l’utilisation d’un réseau privé (VPN)
Toute entreprise a la possibilité de recourir à une société de domiciliation pour loger son siège social dans un lieu différent que son lieu de travail réel. Elle peut alors bénéficier d’une adresse prestigieuse qui lui confère des gains de notoriété, et une attractivité plus importante pour attirer de nouveaux clients.
Ce mode de fonctionnement implique d’adopter une solution dématérialisée pour la gestion du courrier, du standard téléphonique, des formalités administratives et juridiques…
La mise en relation de ces deux lieux est importante pour l’entreprise et peut être facilitée grâce à l’utilisation de bureaux virtuels.
De plus, il permet aux collaborateurs d’alléger de nombreuses tâches chronophages et peu valorisantes au profit d’autres missions à plus forte valeur ajoutée. De nombreuses sociétés retiennent trois critères essentiels pour choisir la solution la plus adaptée :
- Une solution globale avec mise à disposition de tous les services nécessaires et contrat de maintenance ;
- Des services à la carte pour ajuster les tarifs à tous les budgets ;
- Une solution accessible sur tous les appareils, avec tous les systèmes d’exploitation.
Les bureaux virtuels attirent de plus en plus d’entreprises en raison de la réduction des coûts et des gains de productivité qu’ils peuvent générer. En effet le Cloud du bureau virtuel permet d’améliorer la création, le stockage, la sauvegarde et le partage des données entre les collaborateurs d’une entreprise, ils génèrent d’importants gains de temps et de rentabilité.
Ils sont aussi des solutions garantissant une meilleure sécurité face à la recrudescence des attaques informatiques. De nombreuses solutions existent déjà sur le marché afin de répondre aux besoins de toutes les entreprises.
L’adoption de bureaux virtuels est donc une solution viable pour de nombreuses entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité, gage de souplesse, de liberté et d’amélioration de ses performances.
Rédigé par notre expert Paul LASBARRERES-CANDAU
le 27 octobre 2021
