Une entreprise a besoin d'une boite postale pour recevoir des lettres et autres documents importants. On la définit comme un casier à lettres installé dans un bureau de poste et qui reçoit du courrier. De nombreuses entreprises ne disposent pas de service du courrier. Elles se réfèrent à la domiciliation postale pour recevoir et envoyer des documents.
Les entreprises ou particuliers qui possèdent une boite postale doivent passer aux heures d'ouverture de la poste pour récupérer leur courrier dans leur casier. Elle est proposée en location saisonnière ou annuelle aux particuliers et aux entreprises ayant choisi la domiciliation postale. Pour l'obtenir, vous devez vous rendre au bureau de poste français chargé de la distribution des services postaux de votre localité. La boite postale a beaucoup d'avantages. Il y a moins de risque de fausser son adresse ou de la confondre.
Vous devez régulièrement contrôler votre casier afin de récupérer à temps vos lettres. De nombreuses correspondances postales importantes au contenu confidentiel entrent et sortent de votre boite postale en permanence. Les informations doivent être traitées par un personnel discret et loyal. En particulier, celles qui revêtent un caractère financier, juridique et même social.
Cette catégorie de professionnels est tenue de respecter les consignes de la société. Certains documents sont en effet strictement confidentiels et ne doivent pas être ouverts au secrétariat. Le volume de courrier dépend de la taille de l'entreprise et du nombre de partenaires avec qui elle collabore.
Il y a une procédure classique pour traiter les plis, les colis, les fax et les lettres qui arrivent à la société. La partie initiale est l'ensemble des tâches qu'effectue le secrétariat. Il constate l'arrivée et réceptionne les lettres. Il procède ensuite à leur ouverture et à leur enregistrement et fait le tri ainsi que la transmission des documents postaux au destinataire par leur boite postale.
Le secrétaire doit donc posséder du matériel au bureau pour effectuer ses tâches. Il doit aussi responsabiliser quelqu'un pour vérifier au quotidien l'arrivée de courrier dans la boîte postale.
Un numéro d'enregistrement est attribué à chaque lettre. Certaines entreprises ayant un flux important de documents se dotent d'une machine à ouvrir le courrier. Pour les documents entrants volumineux, La Poste par exemple utilise le cedex pour permettre aux entreprises de recevoir leur pli en priorité dans leur boite postale.
Les chefs d'entreprise optent souvent pour une numérisation du flux des courriers. Cette méthode permet de tracer aisément les documents entrants dans la boite postale, en facilitant le management des flux circulants et en automatisant les procédures de validation. Ces éléments constituent un gain de productivité pour les entreprises, notamment, celles qui doivent gérer de nombreux documents et courriers.
Le principe de la gestion électronique du flux des lettres est leur dématérialisation. Elle facilite le suivi complet des correspondances postales, de la réception jusqu'à l'envoi d'une réponse. Vous avez l'assurance de ne pas perdre de lettres et d'être plus réactifs face aux exigences de vos clients.
Pour optimiser l'administration du flux de lettres de la société sur le plan électronique, il faut suivre certaines étapes. La première concerne la collecte de tous les documents entrant dans la société. Qu'ils viennent par la boite postale ou par voie électronique, il existe des solutions multicanales qui rendent possibles la captation de l'ensemble des documents entrants et leur stockage à un endroit unique.
Cette centralisation permet d'avoir une organisation parfaite de tous les documents matériels ou immatériels qui arrivent dans votre société. Tout cela est possible grâce au scanning.
Le système de signature électronique permet de gérer plus efficacement les flux sortants des lettres de la société. L'administration numérisée des lettres vous offre plusieurs avantages comme l'efficacité, la sécurité.
Il existe des machines intelligentes connectées au système informatique de la poste. Elles permettent de traiter automatiquement vos courriers grâce à des équipements adaptés. Ceux-ci ressemblent à des imprimantes. Ils sont dotés d'un écran.
Si votre entreprise envoie plus de 20 enveloppes par jour, vous devez opter pour la mise sous pli fermé automatique pour gagner du temps.
L'externalisation est aussi un moyen d'optimiser la gestion de votre courrier d'entreprise. Elle consiste en effet à confier l'administration de vos correspondances à des particuliers. Cela évite pour les entreprises certains désagréments dus à l'oubli, au retard, à des pertes…
Si votre entreprise est débordée, il est recommandé de recourir à l'externalisation. Elle est une domiciliation de votre courrier auprès d'une structure spécialisée.
Chez les spécialistes comme Sedomicilier, votre courrier est numérisé et mis sur votre espace client de façon permanente. Une notification vous est envoyée dès réception de ce dernier. Le courrier physique est stocké sur le centre de gestion du spécialiste. Il est détruit au bout d'un mois si vous ne faites pas la demande d'une réexpédition.
Rédigé par notre expert La rédaction
le 24 mars 2023
