Facturation électronique : règle et obligations

Entrepreneurs, comment facturer vos prestations ? Aujourd'hui, retour sur la facturation électronique !

Une facture électronique correspond à une facture envoyée mais aussi recéptionnée sous format électronique.

L'usage de ce type de facture impose l'utilisation d'un système garantissant de manière certaine l'authenticité de la facture ainsi que l'intégrité absolue du contenu de celle-ci.

L'utilisation officielle des factures électroniques a débuté le 1er janvier 2017, et toutes les entreprises devront d'ici 2020 accepter la réception électronique de leurs factures.

La France est pour autant loin d'être le pays le plus en avance, l'Italie ayant déjà effectué cette transformation en 2014.

Focus aujourd'hui sur les règles et les obligations relatives à la facturation électronique !

Quelles sont les règles pour pouvoir utiliser la facturation électronique ?

Afin de pouvoir utiliser une facturation électronique, plusieurs règles doivent être respectées.

Effectivement, il est impératif de pouvoir :

• Rassurer quant à l'authenticité de cette dernière
• Garantir l'intégrité certaine du contenu de la facture
• Garantir sa lisibilité

À ce titre, l'entreprise émettrice de la facture peut utiliser une pluralité de méthodes au choix :

• L'apposition d'une signature électronique
• L'usage d'une procédure d'Échange de Données Informatisées ou EDI afin de faire parvenir les factures à l'entité réceptrice

Concernant les mentions obligatoires à impérativement faire apparaitre sur les factures, elles sont identiques à celles obligatoires pour les factures papier.

Règles de conservation des factures électroniques

Dans un second temps, des règles de conservation des factures sont également à prendre en compte

Ces dernières sont érigées par l'administration fiscale et sont les suivantes :

• Toute facture émise par voie électronique se doit d'être conservée sur un serveur informatique pour une durée de 3 ans suivie d'une période de conservation sur n'importe quel autre support pour une période additionnelle de 3 ans.
• Toute facture qui serait sécurisée par le biais d'une signature électronique doit être conservée pour une durée de 6 ans dans son format d'origine.
• Toute information émise mais aussi réceptionnée et traitant directement des factures transmises via EDI sont à garder obligatoirement pendant 6 ans et ce dans leurs format d'origine.

Pour finir, il est important de savoir, qu'en ce qui concerne le droit comptable, une facture électronique doit être conservée pendant une durée de 10 ans.

Nouveautés et lois à venir pour le secteur du public et du privé

Enfin, un certain nombre de nouveautés sont à venir que ce soit dans le secteur privé comme public.

Dans un premier temps, concernant le secteur public, c'est une ordonnance de 2014 qui décrit le calendrier de mise en place de la facturation électronique à l'attention des professionnelles qui émettraient des factures à l'Etat, aux collectivités territoriales ou autres établissements publics.

Ainsi :

• La facture électronique est devenue obligatoire pour les grandes entreprises et les personnes publiques depuis le 1er janvier 2017. À noter que les grandes entreprises correspondent aux sociétés disposant d'un chiffre d'affaires supérieur à 1,5 milliard d'euros ou d'un effectif de plus de 5000 salariés.
• Le 1er janvier 2018, ce fut le tour des entreprises de taille intermédiaire qui correspondent aux entreprises dont le nombre de salariés est inférieur à 5000 personnes et dont le bilan est inférieur à 2 milliards d'euros.
• Depuis le 1er janvier 2019 c'est au tour des petites et moyennes entreprises qui sont les entreprises disposant de moins de 250 salariés et d'un CA inférieur à 50 millions d'euros. 
• Enfin, le 1er janvier 2020 ce sera le tour des micro-entreprises.

Dans un second temps, concernant le secteur privé et la facturaction électronique inter-entreprises, c'est la loi Macron mise en place le 6 août 2015 qui pousse les sociétés à accepter la réception de factures élecroniques émises par d'autres entités privées.

Le calendrier de mise en place de la loi correspondant exactement à celui établi ci-dessus pour les marchés publics

À noter qu'il n'y pour le moment aucun texte qui oblige l'émission de factures électroniques dans les relations entre entreprises.

En conlusion on peut clairement établir un processus de démocratisation de la digitalisation dans le fonctionnement des entreprises et ce de manière globale, les factures électroniques n'en n'étant qu'une illustration.