Le principe de la domiciliation postale pour une entreprise est très simple : il s’agit d’un service de boite postale externalisée situé dans une société de domiciliation et souvent accompagné de nombreux services supplémentaires.
La domiciliation postale est un service destiné tant aux particuliers qu’aux professionnels. Pourtant, ils ne répondent ni aux mêmes besoins ni aux mêmes attentes.
Les particuliers faisant appel à ce type de service sont :
- Ceux partant régulièrement en voyage, ou passant une longue période éloignés de leur domicile et qui souhaitent adopter une solution de gestion de leur courrier et de réception des colis. Les représentants de commerce, marins, routiers, artistes en tournée sont des exemples de professions concernées ;
- Ceux qui souhaitent limiter le risque de perte ou de vol de leur courrier ;
- Ceux qui souhaitent conserver leur adresse postale personnelle confidentielle (les débiteurs financiers, ou entre époux au moment d’un divorce par exemple).
Les entreprises n’utilisent pas ce service aux mêmes fins
Les entreprises concernées sont :
- Celles ne disposant pas d’un service de traitement du courrier (de nombreux auto-entrepreneurs, TPE-PME ont recours à cette solution par exemple) ;
- Celles dont les employés sont très peu présents dans les locaux pour assurer efficacement la réception et le traitement du courrier (c’est le cas de nombreux artisans par exemple) ;
- Celles souhaitant conserver leurs coordonnées postales confidentielles ;
Simplicité, flexibilité et confidentialité : les gages d’une domiciliation postale pour les entreprises
Les avantages offerts par la domiciliation postale pour les entreprises sont nombreux et s’adaptent en fonction des besoins de chacune :
- Vous êtes libre de choisir votre adresse parmi la multitude d’agences de domiciliation postale existantes, et particulièrement dans les grandes villes ;
- Vous n’êtes pas dans l’obligation d’adopter une domiciliation postale dans la ville correspondant à votre lieu de travail ;
- Vous pourrez profiter d’une adresse de prestige, gage de notoriété afin d’encourager le développement de vos activités ;
- Les sociétés de domiciliation postale proposent généralement plusieurs services complémentaires pour faciliter la gestion du courrier telle que sa numérisation, sa réexpédition, le transfert d’appel, un secrétariat ou une assistance administrative et juridique par exemple. Il est possible de disposer de locaux destinés à l’organisation de réunions.
La loi française autorise la domiciliation d’une entreprise à une adresse différente de son lieu d’activité. Le recours à une domiciliation postale n’est autorisé que si la société de domiciliation possède un agrément préfectoral.
Toute entreprise ne peut utiliser son adresse de domiciliation qu’à la seule fonction de siège social, d’agence, bureau de liaison ou succursale si celle-ci est située sur le sol étranger.
Le représentant légal de l’entreprise est dans l’obligation d’informer la société de domiciliation de toute modification de l’objet, de la forme juridique, ou en cas de nomination d’un autre représentant légal.
Le contrat de domiciliation doit être présenté lors de sa demande d’immatriculation au RCS. D’une durée minimale de trois mois, il est renouvelable sur tacite reconduction, sauf préavis de résiliation.
La société de domiciliation ne peut se situer dans un local à usage principal d’habitation ou à usage mixte professionnel. Une société peut également être domiciliée dans les locaux d’une autre entreprise.
Le cadre légal encadrant la domiciliation postale est donc relativement souple et laisse une importante agilité aux entreprises.
La domiciliation postale réduit les taches chronophages et permet aux salariés de se focaliser sur la croissance de leurs activités.
Les solutions offertes par les sociétés de domiciliation postale séduisent une quantité croissante d’entreprises souhaitant externaliser la gestion de leur courrier et colis. Les offres flexibles et adaptées à tous les budgets leurs permettent aussi d’externaliser de nouveaux services au grès de leur croissance.
Rédigé par notre expert Paul LASBARRERES-CANDAU
le 21 décembre 2017
