Malgré le développement technologique de ces dernières années, la bonne réception du courrier est un facteur indispensable pour toute entreprise. Pratique, la boite postale permet d’externaliser la réception à condition de se plier à quelques contraintes. Nous vous présentons ici tout ce qu'il faut savoir sur la boite postale professionnelle ainsi que son alternative : la domiciliation d'entreprise.
DÉFINITION
Définition boite postale professionnelle : Une boite postale est un casier à lettres installé dans un bureau de poste destiné à stocker le courrier reçu. Avec un abonnement périodique, tout le monde peut obtenir une boite postale. Grâce à elle, le particulier ou l’entreprise peut venir récupérer son courrier directement dans son casier, durant les heures d’ouverture du bureau de poste ou du local. Chaque casier possède un numéro et un système de verrouillage pour permettre une réception sécurisée du courrier. Enfin, le numéro de la boite postale est indiqué sur le courrier après les initiales BP (pour boite postale), à la place de l’adresse. Le courrier ainsi reçu sera conservé dans la boite postale jusqu’à ce que le destinataire vienne le récupérer.
Si vous êtes un particulier, la boite postale peut vous être utile notamment si vous vous absentez régulièrement de chez vous. Ainsi, vous ne risquez pas de perdre votre courrier ou de le retrouver abîmé par les intempéries.
Pour les professionnels, la boite postale est tout indiquée dans le cas où vous ne possédez pas de service de réception de courrier. Elle vous permettra, entre autres, de dissimuler votre adresse personnelle si votre société est domiciliée chez vous, ou encore d’assurer la sécurité de votre courrier.
Le plus gros avantage pour les entreprises est le fait de pouvoir s’affranchir d’un service de réception du courrier. Mais ce n’est pas tout ! Il arrive fréquemment que des courriers soient perdus ou renvoyés à l’expéditeur à cause d’une erreur dans l’adresse ou dans le nom du destinataire. Le numéro d’une boite postale étant bien plus simple qu’une adresse complète, ce risque est fortement réduit. Enfin, vous pouvez vous-même aller chercher votre courrier sans attendre la livraison par le facteur ! En effet, les boites postales sont livrées en priorité.
Vous pouvez donc aller chercher votre courrier dès l’ouverture du bureau de poste
Mais un tel système présente de très fortes contraintes. La première d’entre elles, et non des moindres, est une contrainte géographique. La boite postale doit se trouver dans le même secteur que l’adresse du particulier ou que le lieu de domiciliation de l’entreprise. De plus, certains bureaux de poste ne proposent pas ce service ou bien ne disposent pas de la place suffisante pour répondre à toutes les demandes. Dans ce cas, il ne sera pas possible pour vous d’ouvrir une boite postale. Enfin, la boite postale peut recevoir uniquement du courrier, et donc aucun colis. Cette particularité peut être un réel problème pour une entreprise.
A noter également, une boite postale n’est pas reconnue d’un point de vue légal et administratif. Cela veut dire que vous ne pouvez pas choisir de domicilier votre entreprise à l’adresse de votre boite postale. Cela implique qu’il n’est pas possible de recevoir les papiers officiels et certaines factures à cette adresse.
Pour obtenir une boite postale professionnelle, rien de plus simple. Il vous suffit de vous rendre dans votre bureau de poste de secteur (c’est généralement le plus proche) et d’en faire la demande. Elles sont proposées en location saisonnière ou annuelle pour les particuliers et les professionnels. Pour l’obtenir, vous devrez justifier d’une adresse dans le secteur de livraison du bureau concerné. Il vous sera alors proposé plusieurs offres, choisissez celle qui vous convient le mieux. Après la signature de votre contrat de location, les clefs de votre boite postale vous seront remises et votre casier sera opérationnel immédiatement après.
Vous l’avez compris, la boite postale peut être un outil très pratique, mais elle est très contraignante. Mais il existe une solution alternative très avantageuse : La boite de domiciliation. En effet, les sociétés de domiciliation proposent-elles aussi des adresses postales vous permettant de recevoir votre courrier. Elles offrent également des solutions pour vous réexpédier directement votre courrier ou pour le scanner et vous l’envoyer par email.
De plus, vous n’êtes absolument pas obligé de choisir une adresse dans votre secteur. Vous pouvez opter pour une adresse plus prestigieuse pouvant vous apporter crédibilité et légitimité. Enfin, grâce au contrat de domiciliation, vous pouvez tout à fait établir votre siège social à une adresse de la société de domiciliation. Vous y recevrez alors tous les documents administratifs sans encombre.
Si la boite postale est une solution pratique et économique, elle est cependant soumise à de fortes contraintes.
Certains y préféreront la domiciliation, qui offre plus de flexibilité et qui est reconnue d’un point de vue légal
Rédigé par notre expert Antoine Deschamps
le 4 juillet 2017
