Projet de création : les 4 étapes essentielles pour une gestion optimale

Par Quentin MOYON - 08/03/2018

Le management de projet expliqué en quelques étapes !

Vous désirez créer et développer un projet efficacement ? Un management de projet efficient est la clé afin d’en assurer la réussite sur le long terme. C’est pourquoi aujourd’hui, afin de vous accompagner au mieux dans votre développement, nous vous proposons un petit guide du management de projet.

Focus sur les différentes étapes à suivre !

Sommaire :

1. Définir les objectifs du projet

2. Définir la liste des tâches

3. Définir et attribuer les ressources

4. Planifier et assurer un suivi

Dossier : les 4 étapes essentielles pour une gestion de projet optimale

Définir les objectifs du projet

Tout d’abord, l’étape primordiale afin de manager efficacement un projet réside dans l’établissement d’objectifs clairs et précis. C’est une étape qui semble évidente mais qui est bien souvent négligée.

Ces objectifs sont le « fil conducteur » du projet, ils sont fondamentaux

La définition de ces objectifs va permettre de concrétiser le passage des besoins du projet à leur mise en place opérationnelle par les équipes. Ainsi elles vont pouvoir établir ce qu’elles doivent produire, quand, comment et à quel coût.

Evidement ces objectifs doivent déjà prendre en compte certaines contraintes comme le budget disponible, le temps à disposition et les ressources disponibles tant humaines que matérielles.

Il est finalement primordial de « clarifier d’emblée les objectifs du projet », afin de pouvoir facilement déterminer ce que l’on attend et avec quel degré de flexibilité. Les matérialiser par écrit permet d’éviter tout malentendu et de hiérarchiser les priorités. 

Définir la liste des tâches

Suite à la détermination des objectifs, il est nécessaire d’établir une liste des tâches. C’est une étape là encore sensible, car tout oubli pourra fausser la réalisation du projet.

Il s’agira en premier lieu de faire un inventaire de toutes les tâches possibles, et au travers d’un regard aiguisé et critique réduire cette liste au strict nécessaire en vous aidant de plusieurs questions telles que :

  • De quoi ai-je besoin a priori pour réaliser cela ?
  • Qu’est-ce que cela implique pour le projet ?

Le fait de se poser ces questions vous permettra de trouver souvent par déduction de nouvelles tâches primordiales et d’enlever les tâches non essentielles.

Enfin, sans effectuer une chronologisation parfaite de celles-ci, il est nécessaire malgré tout, de souligner la coordination des tâches les unes par rapport aux autres en établissant des tâches « prioritaires ».

La réalisation d’un schéma semble être l’illustration parfaite pour faciliter le travail des collaborateurs, afin que les liens entre les tâches soient bien clairs.

Définir et attribuer les ressources

C’est ensuite l'étape de la définition et de l’attribution des ressources. 

En premier lieu, il s’agit de dresser correctement la liste des ressources humaines et matérielles disponibles.

Il est à ce moment là important de se questionner sur les contraintes, qu’elles soient de temps et de disponibilité, de ces ressources, mais aussi en ce qui concerne la charge maximale qui peut être attribuée à celles-ci.

En second lieu, il va être question de les attribuer aux différentes tâches déterminées précédemment

L’objectif étant évidemment de faire correspondre les ressources aux tâches en fonction de leur chronologisation afin de ne pas bloquer des ressources sur des tâches plus tardives, ce qui entrainerait ainsi un ralentissement du projet.

Planifier et assurer un suivi

La dernière étape du management efficace de votre projet réside dans le fait de planifier et d’assurer un suivi efficient de la mise en place de ce dernier.

L’étape de planification du projet vous permet de réaliser un prévisionnel de la réalisation de celui-ci.

C’est une étape utile car elle vous permet d’être ordonné et de coordonner les actions de vos collaborateurs les unes par rapport aux autres

C’est également l’opportunité de pouvoir, à la fin de votre projet, comparer le prévisionnel avec le réel et ainsi effectuer un véritable retour sur ce que vous avez bien fait ou moins bien fait, ce qui était réaliste ou pas, et là où vous avez perdu du temps.

C’est enfin, via l’étape de suivi du projet que débute la gestion de projet en tant que telle, les premières relevant plutôt du management de projet, à travers la définition des objectifs, tâches et ressources nécessaires au projet.

A ce titre, le point important est de véritablement suivre son planning au jour le jour en fonction des variations du projet.

Cela permettra d’avoir pleinement conscience de ce qu’implique un changement même minime sur une tâche et sur la date de rendu du projet.

En conclusion, une bonne gestion de projet nécessite un engagement fort et une attention assidue.

Il existe aujourd’hui de nombreux acteurs ou autres logiciels qui offrent un accompagnement efficace dans la gestion de projets et qui vous permettront sans doute d’alléger certaine charge (business plan, outils de plannification, modélisation des ressources etc...)

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