Professionnels : à quoi faut-il penser lorsque vous déménagez ?

Par Souscritoo - 25/09/2017

Réussir son déménagement professionnel

Déménager son entreprise n’est pas une mince affaire. De la même façon que pour un particulier, il faut organiser trouver ses locaux, organiser et planifier son déménagement à l’avance, faire ses cartons mais aussi prévenir ses équipes de son déménagement. Comme ce n’est pas de l'improvisation, on a décidé de vous guider pas à pas dans cette démarche.

Sommaire

1. Trouver ses nouveaux locaux

2. Prévenir ses salariés du déménagement de l'entreprise

3. Organiser son déménagement étape par étape

4. Respecter le préavis du bail commercial des locaux actuels

5. Effectuer les changements d'adresse

6. Faire installer ou transférer votre ligne téléphonique et internet

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Trouver ses nouveaux locaux

Avant toute chose, il faut avoir trouvé son nouveau lieu de travail et être sûr que chaque membre du personnel de l’entreprise doit s’y sentir bien.

L’espace, le cadre, l’accessibilité sont des points essentiels à retenir dans cette recherche

Les annonces de baux locaux, les services spécialisés et les agences permettent de cibler au mieux la recherche de l’endroit idéal.

Prévenir ses salariés du déménagement de l’entreprise

Si le choix des locaux a été effectué, un discussion doit impérativement avoir lieu avec les collaborateurs, les employés de l’entreprise pour éviter les discordances, les réactions négatives et les tensions dans l’équipe.

Chacun a le droit de pouvoir donner son avis, même au moyen d’un sondage ou d’un jeu afin de ressouder l’équipe si besoin est.

Organiser son déménagement étape par étape

Le déplacement de l’entreprise va causer bon nombre de tâches à accomplir : administratives (EDF, Internet, assurance…), logistiques, financières (devis des coûts de déménagement à prévoir)…

Pour ce faire, il faut établir un cahier des charges en classant les tâches par ordre chronologique ou bien par spécificité.

Respecter le préavis du bail commercial des locaux actuels

Comme pour toute location, un bail a été signé lors de l’entrée des lieux dans les locaux

Pour pouvoir déménager en toute sérénité, il faut en amont avoir posé son préavis de départ.

Généralement pour ce type de bail, il faut compter 6 mois après signature du bail et prévenir le propriétaire sous cette même période de son départ par lettre recommandée ou par acte d’huissier.

Effectuer les changements d’adresse

Lors de tout déménagement que vous soyez professionnel ou particulier, il est nécessaire d’avertir tous les organismes ( Ursaff, retraite, assurance…) qui vous sont liés de votre nouvelle adresse.

En qualité de professionnel, vous allez devoir également avertir vos contacts pro, partenaires, clients, modifier vos cartes de visites, actualiser vos sites internet… enfin informer tous vos proches et votre entourage de votre nouveau lieu d’implantation.

Le changement d’adresse d’une entreprise implique automatiquement un transfert de siège social. Il faut le déclarer auprès du centre de formalités des entreprises (CFE).

L’immatriculation de la société et son numéro Kbis doivent également être actualisés auprès de la préfecture

En ligne, le site de l’administration française dédiée aux professionnels et aux entreprises donne accès à tous les services utiles et les formulaires à remplir.

Faire installer ou transférer votre ligne téléphonique et Internet

Une première vérification s’impose lors d’un déménagement d’entreprise: vérifier l’éligibilité de sa ligne à sa nouvelle adresse (ADSL, Fibre…) et si la portabilité du numéro est envisageable.

Cela permettrait alors d'accéder à un transfert de ligne et de ne pas être obligé de résilier pour souscrire ensuite. En plus de ça, garder le même numéro de téléphone s’avère être une contrainte de moins dans la liste déjà longue de tâches à effectuer.

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