Si vous êtes de ces entrepreneurs toujours trop occupés et parfois même fréquemment en déplacement, vous savez à quel point il est difficile de gérer son courrier lorsque l'on est absent ou tout simplement débordé. Quand on est loin de son bureau plusieurs jours durant, il est impossible d’accéder au courrier important voire urgent ou de réceptionner un recommandé dont la signature est obligatoire. Et lorsque l’on ne peut pas se libérer en dehors des heures de travail habituelles, on ne peut profiter des horaires d’ouverture de La Poste pour récupérer un colis. Alors comment faire ? La procuration postale est un service qui permet de pallier à ce genre de problèmes.
Voici en quoi il consiste et comment en bénéficier !
DÉFINITION
Définition de la procuration postale : Donner procuration est l’acte de donner à un tiers le droit d’agir en son nom dans un but déterminé. Une procuration postale permet donc à une personne, ici un entrepreneur, de donner à une autre, en règle générale un collaborateur, l’autorisation de réceptionner son courrier à sa place. Cette procuration permet au représentant légal de l’entreprise de déléguer à une personne de confiance ou à une société de domiciliation toutes les tâches relatives aux services de La Poste, telles que la réception de recommandés sur signature ou le retrait de colis.
Le service se nomme « Procuration personne morale » et la démarche pour y accéder est simple et sécurisée
Il suffit de télécharger la demande de Procuration personne morale sur le site internet de La Poste et de remplir le formulaire sans le signer. Une fois la demande entièrement complétée, le représentant légal de l’entreprise doit se déplacer dans un bureau de Poste pour la déposer et y apposer sa signature en présence d’un postier. Dans le cas d'une entreprise domiciliée par le biais d'une société de domiciliation commerciale, il lui suffira toute simplement de faire parvenir au domiciliataire la procuration postale dûment remplie afin que ce dernier puisse la transférer directement à La Poste.
Le formulaire peut se remplir très rapidement. Il suffit de donner quelques informations basiques sur la société, d’identifier les mandataires postaux désignés par le représentant légal et de définir les actions qui leurs sont autorisées. Parmi ces autorisations, trois propositions : retirer et recevoir les envois de La Poste ; percevoir les mandats de toute catégorie ; acheter pour le compte du mandant (Affranchissement, Prêt à Poster, Prêt à expédier).
Une fois la demande déposée, elle est intégrée à votre dossier de société et les personnes désignées sont autorisées à jouir de leurs droits (une pièce d’identité valide est nécessaire lors de remises contre signature).
Outre la procuration postale, les sociétés de domiciliation permettent elles aussi d’alléger les entrepreneurs de leurs démarches auprès de La Poste
Une société de domiciliation est une société chargée d’héberger les sièges sociaux d’autres entreprises. On peut décider de passer par une telle société pour bénéficier d’une adresse prestigieuse, d’un centre d’affaire accessible et équipé, d’un standard téléphonique ou encore de ses services de gestion de courrier. En effet, une société de domiciliation, puisqu’elle héberge à son adresse le siège social d’autres entreprises, reçoit directement le courrier de ses clients et peut proposer différents services afin de leur en redonner l'accès.
A titre d’exemple, SeDomicilier.fr propose les services suivants :
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La mise à disposition du courrier : elle permet au représentant légal de récupérer le courrier dont il est propriétaire dans les locaux de la société pendant ses horaires d’ouverture. Chaque lettre ou colis reçu est archivé et peut être récupéré grâce à une simple pièce d’identité. Dans le cas où le dirigeant de l’entreprise ne pourrait venir chercher son courrier lui-même, il peut fournir une procuration manuscrite signée, accompagnée de sa pièce d’identité. La procédure est rapide et le service identique à celui de la procuration postale.
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La réexpédition : l’entrepreneur peut aussi se faire renvoyer son courrier et ce quand il le désire. La fréquence de réexpédition peut être personnalisée par le client et modifiée à tout moment.
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La numérisation : cette option correspond parfaitement aux gérants qui ont besoin de recevoir leur courrier en temps et en heure. Le courrier peut être archivé ou réexpédié mais sera dans un premier temps scanné et envoyé à son propriétaire sur son espace client et son adresse e-mail de manière quotidienne.
Rédigé par notre expert Daphné Savoye
le 2 août 2017
