Qu’est-ce qu’un siège social ? 

Le siège social d’une entreprise est une donnée essentielle pour son fonctionnement administratif. En pratique, il sert à caractériser officiellement sa domiciliation géographique. Il s’agit d’une nécessité juridique et opérationnelle. 

Le terme de siège social définit le domicile juridique d’une société. Il renseigne les clients, les fournisseurs et les administrations sur la nationalité de l’entreprise et la loi la régissant en cas de litige. Il figure obligatoirement sur les contrats. Le siège social est mentionné sur les courriers officiels, le Kbis, mais aussi les factures. Les statuts sont également à mettre à jour.

Le siège social se présente comme le lien privilégié où les associés se réunissent en assemblée. Le Registre du commerce et des sociétés (RCS) recense l’ensemble des sièges sociaux en France. Par ailleurs, le siège social est lié au numéro SIREN de l’entreprise. Dans les communications officielles, les mentions légales précisent notamment l’adresse du siège social de l’entreprise et son capital social. 

Dans quel cas une entreprise a-t-elle besoin de changer son adresse de siège social ? 

Le transfert du siège social d'une entreprise d’un ancien à un nouveau local peut intervenir pour plusieurs raisons. Si l’adresse de l’entreprise correspond au domicile du dirigeant, en cas de déménagement de ce dernier, l’ancien logement ne peut pas garder sa fonction de siège social. Les formalités de transfert doivent être entreprises. 

Une entreprise peut avoir besoin de déménager son siège social en raison d’une échéance de son bail commercial. Le déplacement de la domiciliation vers un nouveau local implique la réalisation des formalités de changement. 

Dans la perspective de bénéficier d’aides financières de la part d’un département, d’une région ou encore de l’État, une entreprise peut prendre la décision de modifier l’adresse de son siège social. La domiciliation dans des zones franches urbaines représente des intérêts financiers importants pour une entreprise. Pour en bénéficier, il peut être nécessaire qu’elle transfère son siège social.

Acter le changement de siège social d’une société

L’adresse du siège social d’une entreprise est renseignée dès les premières étapes de sa création et de son immatriculation. Durant sa vie sociale, une société peut demander le transfert de son siège social vers une nouvelle domiciliation. Le changement d'adresse du siège social d’une entreprise est consigné de manière écrite par l’organe décisionnaire. Dans la pratique, cette décision implique une modification des statuts et du Kbis. Les démarches de modification de l’adresse du site du siège social s’effectuent différemment selon la forme juridique de l’entreprise.

Le changement de siège social pour une SARL

Au sein d’une SARL (Société à responsabilité limitée), le changement d’adresse du siège social est décidé lors d’une assemblée entre les associés. Celle-ci est l' organe décisionnaire. Cette modalité peut être simplifiée par une disposition statutaire donnant le pouvoir aux gérants de changer eux-mêmes la domiciliation de l’entreprise. Cette prérogative statutaire est débattue en Assemblée générale et fait l’objet d’un procès-verbal. 

Le changement de siège social pour une SAS ou une SASU

Dans le cadre d’une SAS (Société par actions simplifiée) ou d’une SASU (Société par actions simplifiée unipersonnelle), la modalité de changement d’adresse du siège social de l’entreprise est précisée dans les statuts. Elle est décidée soit par l’Assemblée des associés, soit par le comité de direction ou encore par le président de la société.

Le changement de siège social pour une EURL

Une EURL (Entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée) peut changer l’adresse de son siège social sur la simple décision de son associé unique. Les statuts de la société peuvent laisser ce pouvoir décisionnel au gérant lui-même de l’entreprise, à condition que ces derniers soient signés par l’associé unique et figurent sous la forme d’un procès-verbal. 

Le changement de siège social pour une SCI

Si une SCI (Société civile immobilière) souhaite changer son siège social, elle doit se référer aux dispositions précisées dans ses statuts. À défaut, les associés votent à l’unanimité le transfert du siège social vers un nouveau local.  

Le changement de siège social pour une SA

Lorsqu'une SA (Société anonyme) transférer le siège social, elle peut réunir une assemblée générale extraordinaire pour notifier le transfert du siège social à l'étranger. La décision de transfert peut être prise en comité réduit par le conseil de surveillance de l'entreprise ou son conseil d'administration.

Les documents à fournir pour un changement de siège social d’entreprise

Pour une entreprise, modifier l’adresse de son siège social implique de remplir un dossier et de l’adresser au Registre du commerce et des sociétés (RCS). La formalité administrative s’effectue sous la forme d’une déclaration au greffe du tribunal de commerce duquel dépend la nouvelle domiciliation. Le représentant légal a également la possibilité de passer par le centre de formalités des entreprises (CFE). 

Dans la cadre des formalités de changement d’adresse de siège social, le représentant légal de l’entreprise doit fournir une liste de plusieurs documents : 

• une copie des statuts de la société à jour, datés puis certifiés conformes à l’original par le représentant légal de la société ; 
• une copie de l’acte précisant la décision de changement d’adresse du siège social de l’entreprise, certifié conforme à l’original par le représentant légal ;
• un document justificatif pour l’occupation du local à l’usage du siège social de l’entreprise (facture d’énergie, facture d’eau, bail commercial, etc) ;
• l’exemplaire du formulaire de modification M2 signé par le représentant légal de la société ;
• l’avis de changement de siège social paru au journal d’annonces légales (JAL).

Si le représentant légal de l’entreprise n’est pas en mesure de signer ces documents, il doit produire un document attestant du transfert de pouvoir à un membre tiers de l’entreprise. Au terme de ces formalités, l’entreprise bénéficie d’un nouvel extrait KBIS, nécessaire pour son fonctionnement administratif quotidien.

La publication du changement d’adresse de votre siège social 

Lorsque la prise de décision de changement d’adresse du siège social est actée, un délai d’un mois lui est imparti pour publier un avis de transfert du siège social au sein d’un journal d’annonces légales (JAL). Par ce moyen, le public est informé officiellement du transfert de siège social. 

L’avis publié renseigne l’ancienne adresse de l’entreprise ainsi que la nouvelle domiciliation de celle-ci. La situation géographique joue un rôle déterminant dans la procédure : 

• Si la société déménage son siège social dans le même département, la publication s’effectue au sein du JAL du tribunal départemental compétent.
• Si l’entreprise transfère son siège social dans un autre département, elle doit réaliser la formalité de publication au JAL du tribunal du département d'origine et dans celui du tribunal de destination.

Lors du changement de domiciliation, le ou les gérants de l’entreprise ont l’obligation de communiquer la nouvelle adresse auprès de clients en compte et de leurs fournisseurs. Cette décision peut être transmise par voie électronique ou par voie postale. Les formalités de transfert du siège social d’une entreprise peuvent se réaliser et se suivre sur Internet. 

Les frais lors d’un changement de siège social d’entreprise

Lorsqu’un dirigeant ou des associés entreprennent de changer l’adresse du siège social d’une entreprise, plusieurs frais sont à prendre en compte en fonction de la situation géographique et de la forme juridique. 

Les frais liés aux annonces légales lors du transfert de siège social 

Les frais de publication au JAL s’élèvent à 127,20 euros TTC. Or, si l’entreprise déménage son siège social dans un autre département, ces frais doublent automatiquement. Ils sont portés à 254,40 euros TTC. L’un des avis est publié sur un support au sein du département de l’ancien siège social. L’autre avis est publié sur un support, parfois différent du premier, dans le département où se situe le nouveau siège social. Le coût pour effectuer le transfert de siège social est donc assez faible.

Les frais de greffe au tribunal de commerce

Si une entreprise transfère son siège social en dehors du département d’immatriculation d’origine, le montant à payer au greffe du tribunal de commerce est soumis à plusieurs variables.